Вы хороший хозяйственник, Ваша фирма растет и развивается, но пришло время переходить на новый этап развития. Одним из путей развития компании является консолидация предприятий с целью получения новых возможностей.

Если Вы готовы к такому шагу, то должны понимать, что существующий офис Вашей компании может не соответствовать новым требованиям. Собственник объекта, который Вы снимаете под офис, не может предоставить дополнительные помещения, потребность в которых возникает исходя из стратегии развития вашего предприятия.

План по объединению предприятий подразумевает открытие новых отделов, создание дополнительных рабочих мест и даже, возможно, открытие филиалов компании, когда Вам придется подбирать помещение для головного и дополнительных офисов.

И все же, окончательное решение о целесообразности поиска нового офиса принимается на общем совещании руководства компаний-партнеров, после чего утверждаются сроки и этапы переезда. Это необходимо, чтобы в дальнейшем избежать разногласий и ситуаций, например - когда деньги за аренду оплачены, а переезд откладывается в силу различных обстоятельств. Поскольку аренда офиса и сам переезд дело довольно затратное, необходимо утвердить бюджет этого мероприятия с учетом расходов по первоначальному и страховому взносу, оформлению необходимых документов, услугам транспорта и др.

Анализ потребностей компании

Еще до того, как заняться поиском помещения, необходимо проанализировать потребности компании и те нюансы, которые могут возникнуть при смене обстановки и дислокации. Надо учитывать все: размер помещения и его планировку, оснащение, транспортную доступность для простых сотрудников и руководства, возможное соседство.

Ориентируясь лишь на размер помещения, Вы рискуете потерять ценных сотрудников из-за сложностей, связанных с транспортной доступностью. В новом офисе будут работать Ваши люди и сотрудники компаний-партнеров, которые, возможно, проживают в отдаленных районах. Вы можете решить эту проблему, организовав доставку сотрудников к месту работы, но такой ход будет связан с дополнительными затратами. Так может быть стоит подыскать офис в районе с оптимальной транспортной развязкой?

Если ошибиться с размером и планировкой помещения, могут возникнуть трудности в работе некоторых сотрудников, такие как невозможность сосредоточиться на выполняемой работе из-за шума в офисах типа OpenSpace, отсутствие отдельного рабочего места и конфликты на этой почве, нехватка служебных помещений и многое другое.

Систематизация информации и подбор объектов недвижимости

Теперь, когда Ваша компания перешла в разряд крупных, в ней появились новые отделы: экономический и АХО. Они возьмут на себя часть работы, связанную с мониторингом рынка, подведением баланса, поиском нужного помещения и его обустройством. Ваша работа как руководителя – делегация задачи исполнителям. Они в свою очередь связываются со своими агентами, мониторят ситуацию на рынке недвижимости: предложения, цены, географию. Нелишним будет изучить рынок товаров и услуг в предполагаемом месте дислокации Вашего будущего офиса: спрос, наличие конкурентов и т.п.

Систематизировав полученную информацию, Вы можете вынести ее на рассмотрение партнеров, собрав очередное совещание руководителей, на котором произойдет обсуждение различных сценариев согласно ситуации на рынке.

Теперь, когда основные вопросы уже согласованы, можно приступать непосредственно к поиску подходящего по всем параметрам помещения под офис. Можно прозондировать доски объявлений на предмет аренды недвижимости, а можно обратиться за помощью в агентство недвижимости или воспользоваться услугами онлайн-сервиса, например allmoscowoffices.ru.

Второй вариант предпочтительнее, потому как риэлторы не только обладают большой базой предложений, но и полной информацией по объектам аренды. Они постараются подобрать несколько вариантов недвижимости в соответствии с заявленными требованиями. На сайте allmoscowoffices.ru. Вы можете найти множество привлекательных объектов без комиссии, т.е. подбор помещения и сопровождение сделки для Вас будет абсолютно бесплатно.

Как вживую, так и на онлайн-сервисе. Вы можете задать все интересующие Вас вопросы и определиться с рентабельностью сделки еще до того, как посмотрите само помещение. Через агента Вы можете договариваться о встрече с арендодателем, уточнять условия сделки и различные нюансы. С агентом Вы ездите на просмотры помещений, где Вас ознакомят со всеми особенностями помещения под офис, акцентируя внимание на тех моментах, которые могут сыграть немаловажную роль в деятельности Вашей фирмы. И Вы не едете в гости к «коту в мешке», еще перед поездкой Вы владеете полной информацией по объекту, что экономит Ваше время и силы.

Выбор объекта недвижимости 

По ходу действия Вы определяетесь с коротким списком объектов недвижимости, которые как нельзя лучше подходят под все Ваши требования. На этом этапе внимание уделяйте не столько стоимости аренды, сколько соответствию потребностям компании.
Размер и планировка помещения должна соответствовать плану рассадки сотрудников, количество служебных помещений и комнат для приема пищи – количеству сотрудников с учетом ранга и половой принадлежности. Вопрос пола кажется несущественным до той поры, пока сотрудники в рабочее время не начинают простаивать под уборной в ожидании своей очереди.

Уточняйте есть ли на объекте дополнительные помещения под архив, склад, раздевалку и др., в чем может возникнуть необходимость. Проверьте, соответствует ли количество телефонных линий Вашим потребностям в телефонизации, есть ли подключение к интернету. Учтите, что при аренде помещения возможности его изменения ограничены, поэтому планировка и техническая оснащенность должны полностью соответствовать Вашим требованиям.
Обратите внимание на состояние инженерных коммуникаций, чтобы избежать дальнейших расходов на их ремонт и замену. При ограниченном бюджете отдавайте предпочтение помещениям с хорошим ремонтом, так как эта статья требует ,еще немалых, дополнительных вложений.

Определившись со списком заинтересовавших Вас объектов недвижимости, Вы можете запросить у их владельцев коммерческие предложения, на основании которых произвести анализ необходимых расходов. Теперь самое время начать переговоры по одному или нескольким объектам и уточнить все нюансы, которые впоследствии будут запечатлены в договоре аренды. На этом этапе привлекайте к делу юриста и начальника АХО, которые не позволят упустить из вида некоторые вопросы юридического и хозяйственного плана. Юридическое сопровождение сделки Вы можете заказать на allmoscowoffices.ru и получить квалифицированную помощь опытного юриста.

Вам остается выбрать один объект, по которому и работать далее. Еще раз сверяете данные помещения и возможности его изменения с утвержденным ранее планом рассадки, вносите коррективы и исправления.На основе этих данных составляете план отделки, определяетесь с подрядчиками, составляете смету, и утверждаете сроки ремонта.

Специалисты allmoscowoffices.ru могут помочь и в этом вопросе, так как по роду своей деятельности собирают различную информацию, способствующую облегчению выбора их клиентов, и контактная информация дружественных фирм-подрядчиков с лояльными ценами, специализирующихся на всевозможных ремонтах, не исключение. Таким образом, Вы сохраняете время и экономите деньги.

Пришло время обсудить всю имеющуюся информацию и предварительные расчеты на совещании с руководством компании, после чего утверждается итоговая картина расходов по аренде выбранного объекта.

 Подписание договора аренды

Теперь от заветной цели Вас отделяет лишь подписание договора аренды помещения под офис, который обязательно должен быть составлен в письменном виде с указанием реквизитов обеих сторон. Здесь просто необходима помощь юриста, который не только составит договор в соответствии с требования законодательства, но и поможет избежать в дальнейшем проблем и недоразумений с собственником помещения.

Еще до заключения сделки уточните юридический статус объекта и возможность сдачи его в аренду. Возможно, помещение находится в залоге или на него наложен арест, тогда договор аренды автоматически аннулируется. Проверьте техпаспорт и план помещения, который затем прилагается к договору, уточните законность перепланировки, если таковая имеется.

При заключении договора аренды проверьте подлинность документов на право собственности, правильность оформления всех необходимых документов, особенно если была затребована предоплата, внимательно пропишите сроки аренды и возможность их продления. Обратите внимание на условия оплаты коммунальных услуг (кто оплачивает и в каком объеме). Обратившись за помощью в allmoscowoffices.ru. Вы можете избавиться от всей этой волокиты, так как обработкой данных по всем объектам аренды занимаются специалисты сервиса.

В договоре должно быть отражено, кто и в какие сроки должен производить капитальный и косметический ремонты. Должны быть четко прописаны сумма арендной платы (настаивайте на фиксированной сумме, не зависящей от состояния рынка и доходов компании) и порядок ее внесения. Состояние помещения должно строго соответствовать заявленному в акте передачи недвижимости в аренду. Составление этого акта, который впоследствии прилагается к договору и служит его неотъемлемой частью, является заключительным этапом сделки.

Арендная плата внесена, документы оформлены, самое время заняться отделкой или ремонтом (по необходимости). Проследите, чтобы все этапы выполнялись вовремя, ведь никто не вернет Вам деньги за время простоя.

Теперь, когда все мучения позади, Вы можете с огромным облегчением и грандиозными планами на будущее въезжать в свой новый офис, который будет олицетворять силу и мощь вашей консолидированной компании.