Офисный переезд – это вынужденная мера, которая все чаще, встречается в последнее время. Острая необходимость в переезде возникает при значительном расширении штата компании, или реорганизационных мероприятиях, также потребность в переезде возникает, когда приходится искать офис с менее затратной рентой. Наиболее популярная причина переезда компании — это окончание срока аренды помещения, и непосредственный отказ собственника помещения от дальнейшего сотрудничества. Потому своеобразные миграционные переселения сотрудников, считаются довольно обычным мероприятием. 

Последовательный подход залог успеха

Переезд нельзя назвать спонтанным процессом. Он требует значительной подготовки и максимального сбора информации, для того чтобы подобрать наиболее оптимальный вариант будущего офиса. Так же следует учесть тот факт, что придется перевозить дорогостоящую технику, предметы мебели, документацию, сейфы и т.д., аккуратность и даже щепетильность в этом вопросе,  просто неотъемлемая часть.

 Первоначальным этапом организации переезда является составление плана, необходимо в деталях продумать как именно будет происходить этот процесс.

Примерный план переезда ccервисом allmoscowoffices.ru:

  Для начала стоит проанализировать рынок недвижимости и выбрать наиболее подходящий вариант для будущего офиса;

  Связаться с собственником помещения, лучше всего посетить будущий офис, убедится         в идеальности варианта, а также обговорить все необходимые условия и нюансы;

  Назначить координатора переезда, распределить ответственность за выполнение определенных функций среди коллектива;

  Предупредить всех партнеров, а также клиентов об изменении адреса организации (необходимо будет создать подробную карту проезда к новому адресу компании);

  Проанализировать внутреннее и внешнее состояние нового помещения, принять решение    о необходимости проведения отделочных работ;

  Непосредственное составление плана расположения рабочих мест сотрудников, установка электрооборудования, технического оснащения, предметов мебели;

  Проведение полной инвентаризации, создание списка оборудования, предметов интерьера, документации и т.д;

  Приобретение упаковочных изделий (коробок, контейнеров, пакетов);

  Обращение в транспортную компанию занимающуюся грузовыми перевозками;

  Совещание с сотрудниками офиса, объяснения стратегии действия;

  Укладка офисных документов, архивов и т.д., подпись контейнеров, коробок;

  Разборка массивной мебели, отключение от электропитания оборудования;

  Погрузку всего офисного инвентаря, производят, в основном, транспортные службы;

  Проведение влажной уборки нового помещение;

  Подключение коммуникаций, электричества;

  Проверка исправности работы технического обеспечения;

  Оформление офиса, расстановка предметов интерьера, обустройство комнат для сотрудников и т.д;

  Разработка документации для госорганов с уведомлением о смене адреса компании.

Наиболее продуктивными считается переезд который уложился во временные рамки не более двух суток. Рекомендуемым временем для осуществления переезда считаются выходные дни. Многие компании, имеющие высокий статус, практикует офисный переезд в ночное время суток. Однако, следует учитывать тот факт, что в ночное время суток, за перевозку, погрузку и разгрузку офисных принадлежностей, транспортные компании, которые непосредственно, занимаются перевозкой, возьмут с вас по более высокому тарифу, нежели чем при переезде днем. При затянувшемся переезде рекомендуется оформить две команды погрузчиков, которые работали бы посменно.

Коммуникационные проблемы.

Одной из важных проблем, которая встречается буквально при каждом переезде, это коммуникации, такие как свободный выход в интернет, отключенные телефоны и оргтехника.

Что делать и как поступить в таких случаях?

В первую очередь необходимо все тщательно проверить еще до въезда сотрудников в новое помещение. Проверить электропитание на наличие дефектов и сбоев в системе, выключатели, розетки, кабели, провода и щитки. Лучше доверить это профессионалу, который сможет наиболее эффективно провести анализ электрического оснащения. Сотрудники системного обеспечения также могут разбираться в вопросах подобного типа, потому можете привлечь их для осмотра офиса.

После проведенного анализа состояния электропитания, следует переходить к следующему этапу, а именно подключение Internet-провайдера и телефонных операторов. Чтобы осуществить это необходимо перевезти все необходимые устройства, или же просто произвести подключение к новым. Последнее занимает довольно много времени, и при плохой организации процесса, может затянуться на несколько недель, чтобы этого не произошло следует провести следующие мероприятия:

  Осуществить проверку на способность присоединения сети в новом офисе;

  Заключить договора на установку и подключение всех соответствующих коммуникаций;

  Произвести своевременную оплату;

  Подобрать номера телефонов, подключить телефонные линии, или же перенести старые.

Зачастую арендодатели предоставляют помещения под офис уже с заготовленными локальными сетями, которые в большинстве случаев полностью не соответствуют Вашими ожиданиям, потому приходится делать полную перепланировку рассадки мест сотрудников и подгонять ее, в прямом смысле, «под себя». Но с сервисом allmoscowoffices.ruнайти подходящее помещение просто!

Дополнительный нюансы

Уделите особое внимание:

  Максимальной возможности электросети офиса;

  Размещению и состоянию розеток, выключателей и прочих электроприборов.

  Размещению, а также способностям максимального расширения сети коммуникаций;

  Состояние санузла и сантехники;

  Качество воды, присутствие холодного или горячего водоснабжения;

  Количество подсобных помещений, их состояние;

  Если офис арендован в здании административного типа, то проверьте наличие грузового лифта.

Правильный выбор компании-перевозчика

Вы можете производить переезд как своими собственными силами, так и воспользоваться услугами различных транспортных компаний.

Переезд «своими силами»

Самостоятельный переезд очень экономичен, в основном заказывать придется только транспортное средство, и то только в том случае, если у компании нет собственного большегрузного транспорта. Такой переезд идеален для офисов небольшого масштаба, где сотрудники готовы исполнять роль грузчиков. Неприятным последствием такого переезда могут стать повреждение хрупких ценных вещей, таких как экраны, корпуса компьютерной техники, царапины на мебели и т.д.  Мебель могут неправильно собрать или разобрать. Далеко не все сотрудники офиса пригодны в роли грузчиков, в связи с чем, может не только повредиться мебель, но и здоровье самих людей, что опять же негативно скажется на компании. Если вы все-таки настроены на то, чтобы переехать самостоятельно, то в первую очередь необходимо позаботиться об упаковке: картон, скотч, оберточная бумага, пенопласт, поролоновые ткани, пледы, накидки и т.д.  Для начала переберите офисные вещи, разберите нужные, ненужные бумаги, и уже после этого проводите инвентаризацию и упаковку. После упаковки, следует промаркировать все коробки, или проще говоря подписать. В первую очередь упаковывается оргтехника и компьютерное оснащение офиса. Далее предметы мебели и интерьера, цветы, зеркала, картины и т.д., стеклянные элементы упаковываются и перевозятся отдельно. Для более надежной перевозки следует проложить между мебелью мягкую ткань. 

Профессиональные транспортные-кампании.

Наиболее надежным вариантом транспортировки вашего офиса станет использование помощи специализированных компаний и служб, профессионально занимающихся переездом. 

Достоинства профильных грузоперевозок:

  Апробированный упаковочный материал;

  Грамотная упаковка, сборка и транспортировка мебели;

  Профессиональные грузчики;

  Оперативное выполнение поставленных задач, при которых компания заказчик не несет никаких финансовых потерь.

Минус один и достаточно весомый, это высокая стоимость услуг.

Также вы можете воспользоваться выборочным заказом услуг мувинговых компаний, это более экономичный и качественный вариант транспортировки офисных принадлежностей.

Мы помогаем арендовать офисы по всей Москве, как для небольших предприятий, так и для масштабных организаций. Принципами нашей работы является высокая эффективность и оперативность исполнения. Неосведомленность в области аренды коммерческой недвижимости может привести к довольно плачевным результатам, потому лучше воспользоваться услугами высококвалифицированных организаций, компетентных в своем деле. Лучшие эксперты, маркетологи, консультанты allmoscowoffices.ru с удовольствием окажут помощь в поиске оптимального варианта офиса.

%MCEPASTEBIN%