Однажды созданный бизнес не может стоять на месте. Он должен развиваться, выходя на новые рубежи, изыскивая новые возможности увеличения дохода. Иными словами, бизнес должен расширяться. Развитие компании подразумевает не только поиск новых направлений деятельности или расширение уже существующих, но и в большинстве случаев увеличение количества и качества рабочих мест, связанное с ростом штата сотрудников.

На этапе создания своего дела вы уже столкнулись с вопросом поиска коммерческой недвижимости, в данном случае помещения под офис. Тогда вы самостоятельно определились, какое помещение и на каких условиях вам необходимо.

На сегодняшний день приобретенный или арендованный однажды офис вас не устраивает: малая площадь, недостаток рабочих мест и служебных помещений, отсутствие помещения под склад и т.п. Обратившись к собственнику, вы не получили желаемого ответа, так как оказалось, что он не может предоставить вам дополнительные помещения. Вы опять возвращаетесь к поиску нового офиса вашей компании.

Исходя из стратегии развития Вашего бизнеса, необходимо определиться, хотите ли вы открывать новые филиалы или просто найти офис большей площади или иной планировки.

Если вы покупаете помещение под офис, то становитесь его собственником и можете     изменить планировку по своему усмотрению.

В помещении большой площади при необходимости вы можете сделать несколько изолированных комнат для сотрудников, чья работа требует концентрации внимания. Для этого используются звукоизолирующие перегородки из различных материалов. Таким же образом можно сделать помещение для склада продукции или архива. Сразу оговоримся, что аренда предоставляет в этом случае намного меньше возможностей.

А может, вы просто хотите поменять расположение офиса, выбрав для места дислокации более престижный район с хорошей транспортной развязкой, для увеличения потока клиентов? В любом случае вам необходимо заранее начать мониторить рынок недвижимости, рассматривая как новости на рынке, так и различные варианты и предложения. Проще всего это сделать, используя интернет, посещая сайты агентств по недвижимости, доски объявлений и новостные порталы по этой теме.

Систематизация информации

При рассмотрении вариантов, обращайте внимание на географию и ценовую политику, сравнивайте и систематизируйте. Исходя из имеющегося и планируемого доходов - рассчитайте бюджет, необходимый для приобретения коммерческой недвижимости. Покупка или аренда офиса не должна негативно сказываться на качестве и объеме выполняемых работ. А если это так, то возможно есть смысл ограничиться менее престижным помещением с более низкой стоимостью, сделав упор на рекламу и качество продукции.

Большую важность имеет анализ потребностей компании. Для этого нужно обратить внимание на следующие моменты:

  Расположение офиса.

Нет сомнений, что у компаний, офисы которых расположены в центре населенных пунктов, возможностей больше. Этому способствует хорошая транспортная развязка, большой поток людей. К месту дислокации вашего офиса будет удобнее добираться как сотрудникам и руководителям фирмы, так и вашим существующим или потенциальным клиентам и партнерам. Но такие офисы стоят немалых денег как в случае аренды, так и при покупке помещения. Их есть смысл приобретать, если у вашей компании широкая специализация и есть необходимость в постоянном увеличении количества клиентов и партнеров фирмы.

 Размеры и планировка помещения под офис.

Большой штат сотрудников нуждается в помещении соответствующего размера с достаточным количеством подсобных и служебных помещений. При этом надо учитывать не только количество рабочих мест, но и размеры используемой мебели и техники.  Планировка тоже может быть различной. Можно ограничиться классическим типом офиса с отдельными кабинетами для сотрудников, а можно поискать помещение с новомодной планировкой «OpenSpace», способствующей укреплению дружеских отношений и взаимопомощи в коллективе. Но необходимо быть готовым к тому, что не все сотрудники могут плодотворно работать в таких условиях; шум и активное движение в офисе мешают сосредоточиться на выполняемой работе.

 Оборудование и коммуникации.

Обратите внимание на количество и состояние служебных помещений, наличие интернета и количество телефонных линий, состояние электро- и вентиляционных систем, систем пожарной безопасности и др.

 Комфорт.

Не секрет, что комфортные условия труда способствуют увеличению производительности работ и поддержанию хороших отношений в коллективе. У каждого сотрудника должно быть личное пространство и отдельное рабочее место. Также желательно наличие помещения для отдыха и приема пищи. Обратите внимание на количество парковочных мест возле здания, в котором будет располагаться ваш офис.

 Наличие конкурентов в здании и прилегающем районе.

Здоровая конкуренция, без сомнения, стимулирует рабочий процесс, но не все конкурирующие фирмы в этом плане будут действовать честно и открыто. Их целью будет переманить ваших клиентов к себе. К тому же близость конкурентов заставляет потенциальных клиентов колебаться, выбирая, что выгоднее, метаться от одной фирмы к другой, что вызывает определенные трудности в работе с ними.

Если ранее вопросы приобретения коммерческой недвижимости решались вами без участия сотрудников, то теперь положение компании обязывает привлекать к их решению руководящий состав, организованный в процессе развития компании. На совещании с руководством компании вы должны рассмотреть различные сценарии приобретения недвижимости. Будет ли это покупка или аренда помещения, с обсуждением всех положительных и отрицательных сторон данных мероприятий. Представьте на суд руководящего состава все ваши пожелания и расчеты, выслушайте иные предложения, внесите поправки. Решите вопрос о привлечении агентств недвижимости, обменяйтесь контактами знакомых агентств и брокеров.

Информацию по агентствам предварительно можно получить в интернете, зайдите на их сайты, почитайте отзывы на форумах, расспросите друзей, ознакомьтесь с условиями предоставления посреднических услуг.

Когда вы определились с посредником, обратитесь в агентство с просьбой подобрать подходящие варианты помещений, подробно описав все ваши требования.  Рассмотрите различные предложения, съездите на просмотры. Обращайте внимание на расположение, состояние помещения и коммуникаций, необходимость ремонта и др.

У агента по недвижимости поинтересуйтесь предыдущими хозяевами и арендаторами помещения, родом их занятий. Негативные отзывы о предшественниках могут плохо отразиться на репутации вашей компании, особенно если у вас схожий род деятельности. Если ранее бывали случаи мошенничества и обмана, на этом офисе уже стоит незримое клеймо, которое может заметно отразиться на результатах вашей работы.

Рассмотрев различные предложения, определитесь с коротким списком объектов, которые наилучшим образом отражают все ваши пожелания. Перед тем как принять решение об аренде (покупке) помещения, запросите коммерческие предложения у собственников этой недвижимости. Получив документ на руки, проанализируйте денежный поток, т.е. расходы на приобретение и содержание предлагаемых помещений.

Переговоры и заключение договора

Пришло время переговоров. Вам не обязательно на этом этапе окончательно определяться с выбором помещения. Вы можете вести переговоры по одному или нескольким объектам, выбирать подходящие для вас условия заключения сделки, уточнив такие моменты, как наличие и размер временного залога перед заключением договора, необходимость страхового депозита, валюту и размер арендной ставки и др.

Теперь уже у вас достаточно информации, чтобы определиться с объектом,который впоследствии должен стать вашим новым офисом. Но для начала ваше решение надо согласовать с другими, собрав очередное совещание руководства компании, и утвердить общий план расходов на приобретение, ремонт и содержание нового офиса.

Исходя из размеров и планировки офисного помещения, надо составить и утвердить план рассадки сотрудников, и на его основании составить план отделки помещения, в котором будут учтены дизайнерские решения и материалы, необходимые для их исполнения, а также, чьими силами будет сделан ремонт. Также должны были озвучены и утверждены сроки выполнения отделочных работ.

Если вы в вопросе приобретения недвижимости под офис остановились на варианте аренды, то при заключении договора необходимо учесть некоторые моменты законодательной базы, поэтому к переговорам и составлению документов лучше привлечь юриста. Все условия аренды должны быть прописаны в договоре, включая сумму месячной аренды, кто и в какие сроки должен выполнять прописанные в договоре обязательства, сроки сдачи в аренду и условия расторжения.

Перед заключением договора запросите у владельца недвижимости соответствующие документы на право распоряжения имуществом, план помещения, технические планы, уставные документы юридического лица, владельца недвижимости. Поинтересуйтесь размером коммунальных платежей, а также вопросом ремонта помещения, оговорите, кто будет исполнителем и за чьи деньги будет проводиться ремонт.

Следующим и заключительным этапом сделки является составление акта передачи недвижимости. В нем отражаются настоящее состояние объекта и все замеченные недочеты и неполадки, которые должны быть в установленные сроки исправлены арендодателем. Учтите, что после окончания срока аренды, владелец помещения будет принимать его у вас по этому же акту.

Теперь, когда вся бумажная работа сделана, сделка состоялась, и вы стали владельцем коммерческой недвижимости, самое время начать отделку или произвести ремонт помещения по утвержденному плану, а по окончании ремонта въехать в новый офис с новыми силами и перспективой стремительного развития вашей компании.